Mobiele app: documenten beheren

Beheer je documenten efficiënt met de mobiele app door gebruik te maken van de belangrijkste functies zoals previewen, audit trails openen, downloaden, verwijderen, bewerken, zoeken en documenten als gelezen markeren. Haal het meeste uit je documentbeheerervaring met deze essentiële vaardigheden.

Hier behandeld:

• Documenten bekijken
• Audit trailDe geschiedenis van een document bekijken
• Documenten downloaden
• Documenten verwijderen
• Documenten bewerken
• Documenten zoeken
• Documenten markeren als gelezen

Documenten bekijken

Documenten bekijken met behulp van TaxDome's ingebouwde documentviewer: tik op de naam van het document om het te bekijken en tik vervolgens op het pijltje terug om terug te keren naar de lijst met documenten.

Terwijl je een document bekijkt, kun je het downloaden, de audit trail bekijken, het document naar een andere map verplaatsen en het bewerken of verwijderen (sommige opties zijn alleen beschikbaar voor documenten in mappen zonder het oogpictogram). Tik lang op een bestand of map, of tik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek om uit de beschikbare opties te kiezen.

Opmerking: Voorvertoning ondersteunt niet alle bestandstypen. Als er geen voorbeeld beschikbaar is, download het document dan en bekijk het in een externe toepassing.

Audit trailDe geschiedenis van een document bekijken

Om te zien welke gebeurtenissen hebben plaatsgevonden met betrekking tot een document dat door je bedrijf is geüpload, bekijk je het audit trail. Met het auditlogboek kun je eenvoudig de geschiedenis van het document bekijken, inclusief wanneer en door wie het document is geüpload, bekeken, gedownload, e-signed of hernoemd, en of het is goedgekeurd of afgekeurd.

Als u de geschiedenis van een document wilt openen, tikt u lang op het document en vervolgens op Audit trail.

Je kunt ook naar Audit trail gaan vanuit de documentviewer door op de drie puntjes in de rechterbovenhoek te tikken.

De volgende informatie is hier beschikbaar:

• Gebruiker: de voor- en achternaam en het e-mail adres van de gebruiker die het bestand heeft geopend.
• Gebeurtenis: wat er met het bestand gebeurde
• Server tijd: wanneer die gebeurtenis plaatsvond
• klant tijd: wanneer de gebeurtenis plaatsvond voor de klant
• IP-adres: het IP-adres van de gebruiker die het bestand heeft geopend
• Browser: de browser die werd gebruikt toen de gebeurtenis plaatsvond

Documenten downloaden

Documenten downloaden:

1. Tik lang op de naam van het document in de lijst.

2. SelecteerDownloaden. 

Je kunt ook naar Download gaan vanuit de documentviewer.

3. Selecteer de locatie waar documenten worden opgeslagen.

Documenten verwijderen

Wanneer je een document verwijdert, wordt het verplaatst naar de prullenbak. Documenten kunnen 120 dagen worden hersteld; na 120 dagen wordt het document definitief verwijderd. 

Een document verwijderen:

1. Tik lang op de naam van het document en tik vervolgens op Verwijderen.

2. Tik op Ja, verwijderen in het pop-upvenster Weet je het zeker?

Opmerking: u kunt geen documenten verwijderen die door uw accountant zijn geüpload.

Om toegang te krijgen tot documenten die in de afgelopen 120 dagen zijn verwijderd, gaat u naar de subtab Prullenbak in uw Documenten sectie.

Opmerking:

• Documenten verwijderd uit verschillende mappen worden in één lijst weergegeven.
• Als je een map verwijdert, worden alle documenten in die map verplaatst naar de Prullenbak. Lege mappen worden onmiddellijk verwijderd.

Als u een document wilt herstellen, tikt u erop en selecteert u Herstellen. 

Je kunt het ook vanuit het voorbeeld doen. Open het document, tik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document en selecteer Herstellen.

• Als er geen locatie is geselecteerd voor het herstelde document, wordt er een aangemaakt.
• De audit trail van het document wordt hersteld.

Documenten bewerken

Als u een document wilt bewerken, tikt u lang op het document en selecteert u Bewerken. U kunt de naam en beschrijving wijzigen. Tik op Opslaan om uw wijzigingen te bewaren.

Opmerking: u kunt geen documenten bewerken die door uw accountant zijn geüpload.

Je kunt het ook doen vanuit het voorbeeld. Tik op het document, tik vervolgens op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document en selecteer Bewerken.

Documenten zoeken

Om een document te zoeken, tik je op het vergrootglas in de Documenten sectie, typ je een trefwoord in het zoekveld en tik je op Gereed. Er verschijnt een lijst met mappen en bestanden die het trefwoord bevatten. Om de zoekopdracht te wissen, tikt u op de x rechts van het zoekveld.

Documenten markeren als gelezen

Als je een map ziet met een rode stip op het pictogram, betekent dit dat je accountant een nieuw document heeft toegevoegd dat je nog niet hebt gezien. Om de rode stip te verwijderen, hoef je alleen maar op de map te tikken en Markeer als gelezen te kiezen nadat je het nieuwe document hebt bekeken. Je kunt deze optie ook openen door in de map op de drie puntjes rechtsboven in het scherm te tikken.