Mobiel: Beveiligde Berichten

Hier behandeld:

Berichten

Berichten is een in-app beveiligd communicatiemiddel waarmee u real-time chat threads kunt aanmaken, zoals DM's. Zowel jij als je accountant krijgen een melding wanneer een van jullie een nieuw bericht achterlaat. In Berichten:

  • U praat met uw accountant; stelt en beantwoordt vragen.
  • Formulieren uploaden en downloaden. 
  • Alle berichten en bijgevoegde bestanden worden op één plaats bewaard. 
  • U kunt bestanden bijvoegen.
  • Uw boekhouder kan taken voor u toevoegen. 
  • Zodra u een taak hebt voltooid, vinkt u of uw boekhouder het af. 
  • Indien nodig kunt u ook al uw taken op een aparte pagina bekijken.
  • Zodra alles in een draad is behandeld, archiveert uw accountant het.

Berichten Maken

Als u een vraag heeft voor uw accountant, stuur dan een bericht:

1. Tik op het hamburger-pictogram linksboven, selecteer Berichten & Taken en tik vervolgens op Nieuwe chat.

2. Schrijf uw bericht. Pas opmaak toe en voeg opsommingstekens of genummerde lijsten toe. Geef het bericht een naam (optioneel - en je kunt dit later doen of op elk moment wijzigen).

3. Klik op Chat aanmaken. Uw voorbereider ontvangt dan een e-mail met de melding dat er een bericht van u in behandeling is.

Berichten bekijken en beantwoorden

Zodra er een nieuwe chat is, ziet u een melding in het hoofdmenu. Alle in behandeling zijnde berichten, samen met eventuele bijbehorende taken, worden weergegeven op uw dashboard. Klik op de melding om deze te bekijken en te beantwoorden.

Je krijgt altijd een pushmelding als je accountant je een bericht stuurt of om extra info vraagt. Tik op de melding om deze te bekijken. 

Om uw berichten te openen, tikt u op Berichten & taken sectie.

Alle berichten staan ofwel in het tabblad Actief ofwel in het tabblad Gearchiveerd. Berichten in het tabblad Actief hebben aandacht nodig. Zodra u erop hebt geantwoord, archiveert uw boekhouder ze. In het tabblad Actief worden chats chronologisch gesorteerd en op de meest recente reactie. De lijst met threads toont informatie over de laatste reactietijd, auteur en onderwerp, evenals de status van klant taken voor elke thread. Ongelezen discussies hebben een groene badge naast zich die het aantal ongelezen berichten aangeeft.

Misschien vindt u het handig om uw gearchiveerde berichten te sorteren, zodat u gemakkelijk iets kunt terugvinden. Berichten kunnen worden gesorteerd op onderwerpregel. Tik op de pijlen omhoog en omlaag rechts van SUBJECT om de lijst eronder te sorteren.

Onthoud dat u altijd een e-mail melding krijgt wanneer uw accountant u een nieuw bericht stuurt of om meer informatie vraagt. Klik op de link in het bericht om het te bekijken en te beantwoorden. Lees het bericht, typ een antwoord in het berichtveld en klik op het verzendicoon als u klaar bent.

Uw Taken Beheren

Uw accountant kan taken voor u toewijzen in een berichtendraad. Ze zien er dan uit als een to-do checklist. Uw accountant kan op elk moment taken aan een thread toevoegen. Zodra een taak is voltooid, vinkt u of uw accountant deze af.

Bekijk uw taken in uw meldingen op uw dashboard.

U kunt ook uw taken van al uw berichtendraden op één pagina bijhouden. De taken die betrekking hebben op één berichtendraad verschijnen altijd gegroepeerd. In de subtab klant Taken binnen de Berichten & Taken tab, zie je:

  • TASKS: de naam van de taak
  • SUBJECT: de naam van het bericht. Tik erop om naar de thread te springen.
  • VOORUITGANG: Het eerste cijfer is het aantal voltooide taken; het tweede het totale aantal taken in een berichtendraad.
  • DATUM AANGEBRACHT: wanneer het bericht werd toegevoegd
  • CREATOR: wie heeft het bericht geschreven
  • LAATSTE ANTWOORD: wanneer het laatste antwoord is geschreven en wie het heeft geschreven

Gebruik de Filter knop om te selecteren welke u wilt zien:

  • Alle: Berichten met voltooide en onvoltooide taken worden weergegeven.
  • Onvolledig: Berichten met onvolledige taken worden weergegeven.
  • Voltooid: Berichten met voltooide taken worden weergegeven.

Om naar een specifieke taak te zoeken, typt u een trefwoord in het zoekveld en drukt u vervolgens op enter op uw toetsenbord. De lijst met taken wordt dienovereenkomstig verkleind. Filter de lijst om alleen berichten te zien met voltooide of onvoltooide taken of de berichten die door een specifieke gebruiker zijn gemaakt:

1. Tik op de knop Filter .

2. Selecteer een of twee filters en tik vervolgens op Toepassen.

De lijst wordt verkleind op basis van de toegepaste filters.

Bestanden Beheren In Berichten

Documenten Uploaden

In een berichtendraad kan uw belastingadviseur u vragen om documenten te uploaden die u nodig hebt voor uw belastingvoorbereiding (bijv. formulier W2, 1099-MISC, 1099-K, 1099-SA, enz.). De maximaal toegestane bestandsgrootte voor uploaden is 200 MB.

Upload bestanden vanaf uw apparaat of al op TaxDome- of scan documenten met behulp van uw camera. 

Om bestanden van TaxDome toe te voegen, navigeert u naar het tabblad Documenten in een berichtendraad, tikt u op + Document toevoegen en vervolgens op Van TaxDome. Selecteer de map en tik op de bestandsnaam. Alle bestanden uit Uw documenten sectie zijn hier beschikbaar.

Om bestanden van uw toestel te uploaden:

1. Ga naar het tabblad Documenten, tik op + Document toevoegen en vervolgens op Vanaf mijn toestel.

2. 2. Zoek de bestanden die u vanaf uw toestel wilt uploaden. 

3. Tik op Opslaan om het document aan het bericht toe te voegen.

Tik op de knop Scan document om een foto van uw document te maken. Meer informatie over scannen vindt u hier

Documenten verwijderen

Als u het verkeerde document hebt geüpload, verwijdert u het door op het prullenbakicoon te klikken dat rechts van de bestandsnaam staat.

Documenten Bekijken

Om een van de bestanden te bekijken die u of uw accountant naar uw berichten heeft geupload, klikt u op de naam van de map om de documentenlijst uit te klappen, klik dan op het oogicoon om de documentenviewer te openen. Klik op Terug om aangifte naar het documentenscherm te gaan.

Documenten Downloaden

Download elk bestand dat naar Berichten & Taken is geüpload door u of uw accountant.

Om een bestand naar uw toestel te downloaden:

1. Ga naar het tabblad Documenten , tik op de naam van de map om de documentenlijst uit te vouwen en tik vervolgens op het downloadpictogram.

2. Tik op TOESTEMMING om TaxDome toegang te krijgen tot foto's, media en bestanden op uw toestel (u hoeft dit maar één keer te doen).

3. Selecteer de locatie waar de bestanden moeten worden opgeslagen.

Hoe de Bericht Taak Geschiedenis te bekijken: Audit Trail

U kunt altijd alles zien wat er met een taak is gebeurd in een bericht. TaxDomeMet het auditlogboek kunt u erachter komen wanneer iemand...

  • ...een taak toegevoegd aan een bericht.
  • ...een taak uit een bericht verwijderd.
  • ...een taak afvinkt als voltooid.

Als u de geschiedenis van een taak in een bericht wilt bekijken, tikt u op de drie puntjes uiterst rechts van het bericht en vervolgens op Taak Audit Trail.

In het Audit Trail venster vindt u de volgende informatie over de geschiedenis van een bericht:

  • GEBRUIKER: de voor- en achternaam en e-mail adres van elke gebruiker die wijzigingen in de taak heeft aangebracht
  • EVENT: wat gebeurde er met de taak
  • TASK: alle wijzigingen die in de taak zijn aangebracht