Documenten bekijken, bewerken, downloaden, afdrukken, filteren

Verken documentacties - bekijken, markeren als gelezen, bewerken en meer. Leer in dit artikel hoe je gemakkelijk met documenten omgaat.

Hier behandeld:

Documenten bekijken

Klik op de naam van het document om het te bekijken. Alle PDF's met klant kan bekijken en bewerken Het toestemmingsniveau wordt geopend in onze ingebouwde viewer, waar je invulbare formulieren kunt invullen, annotaties kunt gebruiken, de oriëntatie van het document kunt wijzigen en nog veel meer. Hier vind je meer informatie over het gebruik van onze ingebouwde PDF-editor.

Bij het bekijken van afbeeldingen (jpg, jpeg, png, jfif, gif) of PDF's uit een map met de  klant kunnen bekijken toestemming, draai ze met de klok mee of zoom in en uit door op de pictogrammen aan de rechterkant te klikken.

Terwijl je een document bekijkt, kun je het ook downloaden, de audit trail bekijken, naar een andere map verplaatsen, afdrukken, bewerken of verwijderen (sommige van deze opties zijn alleen beschikbaar voor documenten met de klant kan bekijken en bewerken toestemming). Klik op het pictogram met de drie puntjes in de rechterbovenhoek om deze opties te openen op het uitrolmenu.

Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek en selecteer Toon meer info om de documentbeschrijving of de redenen voor documentafkeuring of ongeldige handtekening te zien (de knop is niet beschikbaar als er geen zijn). Klik op X rechts of selecteer Verberg meer info in het menu met de drie puntjes om de extra informatie te sluiten.

Als er twee of meer bestanden in de huidige map staan, kun je daartussen bladeren met de linksVorige en Volgende rechtsboven.

Klik op Terug onderaan om terug te keren naar de lijst met documenten.

Documenten markeren als gelezen

In de subtab Recent en Mappen van de Documenten sectie worden alle bestanden die nog niet bekeken of gedownload zijn en alle mappen die dergelijke bestanden bevatten gemarkeerd met een Nieuw label. Deze tag wordt weergegeven totdat het bestand is bekeken of gedownload.

Om deze tag voor een bestand of bestanden te verwijderen, ga je naar de subtab Mappen, selecteer je het selectievakje links van de documenten die je als gelezen wilt markeren en klik je vervolgens op Markeren als gelezen boven de lijst. Of selecteer een map zodat alle documenten in die map als gelezen worden gemarkeerd.

De geschiedenis van een document bekijken (Audit trail)

Je hebt altijd de mogelijkheid om alle gebeurtenissen die met een document hebben plaatsgevonden te controleren. TaxDomeMet het auditlogboek kun je achterhalen wanneer iemand een van deze acties heeft uitgevoerd:

  • een document geüpload
  • een document hernoemen
  • een document bekeken
  • een document gedownload
  • een document verwijderd
  • een document hersteld
  • Een document wijzigen (PDF's)
  • een document ondertekend
  • weigerde een document te ondertekenen
  • niet ondertekend met KBA
  • een handtekeningverzoek verzonden
  • een handtekeningverzoek geannuleerd
  • een document verzegelen
  • een document ontzegelen
  • een document goedgekeurd
  • een document afgekeurd

Om de geschiedenis van een document te bekijken, klik je op het pictogram met de drie puntjes en vervolgens op Audit Trail.

De volgende informatie is hier beschikbaar:

  • USER: de voor- en achternaam en het e-mail adres van de gebruiker die het bestand heeft geopend.
  • EVENT: wat er met het bestand gebeurde
  • SERVER TIME: wanneer die gebeurtenis plaatsvond
  • klant TIJD: wanneer de gebeurtenis plaatsvond voor de klant
  • IP ADDRESS: het IP-adres van de gebruiker die het bestand heeft geopend
  • BROWSER: de browser die werd gebruikt toen de gebeurtenis plaatsvond

Documenten afdrukken

Om PDF-documenten en afbeeldingen (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, enz.) af te drukken vanuit een account, klik je op het pictogram met de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document en klik je vervolgens op Afdrukken. Je kunt de link Afdrukken ook openen vanuit de documentviewer.

Documenten downloaden

Volg deze stappen om je bestanden te downloaden:

  1. Selecteer de bestanden/mappen die je wilt downloaden en klik op Downloaden in de menubalk.

Opmerking: je kunt de downloadlink ook openen vanuit de documentviewer.


2. Kies waar je het bestand wilt opslaan als daarom wordt gevraagd en klik vervolgens opOpslaan.

3. Wanneer het downloaden is voltooid, zie je het meestal onderin je browservenster verschijnen. Klik op de naam van het bestand om het te openen. Ga hierheen voor meer informatie over hoe je kunt opgeven waar bestanden worden gedownload. Als er meerdere bestanden/mappen zijn geselecteerd, worden de documenten ingepakt in een zip-archief.

Documenten verwijderen en herstellen

Om een document te verwijderen van TaxDome, zet je het in de Vuilnis. Het bestand blijft daar 30 dagen staan en wordt dan definitief verwijderd. Bestanden die werden verwijderd uit een map met klant kan bekijken en bewerken toestemming van uw accountant zijn ook beschikbaar in de Vuilnis gedurende 120 dagen.

  1. Selecteer het selectievakje naast de documenten die u wilt verwijderen, сlick op het pictogram met de drie puntjes rechtsboven en klik vervolgens op de knop Verwijder link.

Een andere manier om Delete te gebruiken is vanuit de documentviewer.

2. Of zoek naar Verwijderen in de menubalk.

3. Klik vervolgens op Verwijderen in het pop-upvenster Bevestiging verwijderen.

Opmerking: je kunt geen bestanden verwijderen uit mappen met klant kunnen bekijken  permissie niveau.

Krijg toegang tot alle bestanden die de afgelopen 30 dagen zijn verwijderd door naar de subtab Prullenbak te gaan in het gedeelte Documenten sectie.

Opmerking:

  • Bestanden die uit verschillende mappen zijn verwijderd, worden in één lijst weergegeven. Je kunt de locatie van een document zien in de kolom PATH .
  • Je kunt nog steeds bestanden downloaden als ze in de Prullenbak staan.
  • Wanneer je een map verwijdert, worden alle bestanden van een map in de Prullenbak geplaatst. Lege mappen worden onmiddellijk verwijderd.

Om een document te herstellen, klik je op het pictogram met de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document en klik je vervolgens op Herstellen.

  • Als er geen locatie voor het teruggezette bestand bestaat, wordt deze automatisch aangemaakt.
  • Het document Audit Trail wordt samen met het bestand hersteld.

De eigenschappen van een document wijzigen

Om bestandsinfo te bewerken, klik je op het pictogram met de drie puntjes aan de rechterkant en klik je vervolgens opBewerken. Je kunt hier de bestandsnaam en de beschrijving van het bestand wijzigen. Klik op Opslaan om je bewerkingen op te slaan.

Opmerking: u kunt geen bestanden bewerken uit mappen met klant kunnen bekijken  permissie niveau.

Documenten zoeken

Om documenten te zoeken, typ je de naam in het zoekveld en klik je openter op je toetsenbord.

De lijst met documenten wordt aangepast aan jouw specificaties.

Documenten filteren

Filters zijn handig bij het zoeken naar specifieke soorten documenten. Je wilt bijvoorbeeld snel al je PDF-bestanden vinden.

Om je lijst met door de firma voorbereide documenten te filteren:

  1. Klik op de knop Filteren en selecteer vervolgens het bestandstype.
  2. Klik op Filter toepassen.

De lijst wordt dan verkleind tot jouw specificaties.

Documentenlijst sorteren

Soms wil je een documentenlijst sorteren in plaats van filteren. De sorteeroptie kan ook worden gebruikt in combinatie met de zoek- en filterfuncties om je zoekopdracht nog verder te verfijnen.

Je kunt de lijst sorteren op de map- en bestandsnaam, op wie de upload heeft uitgevoerd of op de datum waarop de upload heeft plaatsgevonden. Klik op de pijl omhoog-omlaag naast de kolomkop NAAM, UPLOADED of GEBRUIKER om de lijst eronder te sorteren.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.