Documenten ondertekenen

Elektronische handtekeningen, die sinds het begin van de jaren 2000 in veel landen (waaronder de VS, Canada en Europa) wettelijk zijn erkend, zijn net zo geldig als traditionele papieren handtekeningen. U hoeft niet naar uw accountantskantoor te gaan of documenten per post te versturen: onderteken elk document gewoon rechtstreeks op uw klant portaal of door op een link in de e-mail ontvangen. In dit artikel leggen we uit hoe.

Hier behandeld:

Extern ondertekenen van door het bedrijf voorbereide documenten

U kunt documenten bekijken en elektronisch ondertekenen, zowel vanuit uw portaal of direct vanaf de e-mail link ontvangen van uw bedrijf. 

  • Om een document van de portaal , ga naar de Documenten sectie op de Home -pagina of klik op Documenten aan de linkerkant om documenten te vinden die in afwachting zijn van ondertekening. Open het document dat u nodig hebt.

  • Om een document van de e-mail , open de link in de e-mail . Let op dat het binnen zeven dagen na verzending verloopt. Dus als het al is verlopen, vraag uw bedrijf dan om het handtekeningverzoek opnieuw te verzenden.

Nadat u het document hebt geopend, volgt u deze stappen om te ondertekenen:

1. Als u voor de eerste keer een verzoek tot ondertekening ontvangt, lees dan de Openbaarmaking elektronische handtekeningen , ga akkoord met het gebruik van elektronische handtekeningen, vink het vakje aan en klik op Doorgaan .

2. Om het document te ondertekenen, klikt u helemaal rechts op Start .

Als uw document een QES/AdES vereist, is de procedure anders. Lees de sectie hieronder. 

3. Bekijk de inhoud en klik vervolgens op de velden om te ondertekenen waar gevraagd. De teller Velden om in te vullen bovenaan helpt u hierbij. Voer uw handtekening en initialen slechts één keer in; ze worden vervolgens gebruikt voor volgende documenten.

4. Klik op Volgende om het volgende veld te markeren. Opmerking: U kunt een document pas ondertekenen als alle velden zijn ingevuld.

5. Klik op Voltooien als alle velden zijn ingevuld. Zie sectie hieronder als KBA is aangevraagd.

Weigeren om het document elektronisch te ondertekenen

Wilt u niet ondertekenen? Klik op de drie puntjes rechtsboven in het document en selecteer D ecline to sign (Afwijzen om te ondertekenen) , bevestig vervolgens door te klikken op Opt-Out of Electronic Signature (Afmelden voor elektronische handtekening) . Neem contact op met het bedrijf om andere opties te bespreken.

Je e-handtekening bewerken

Zodra je een document ondertekent en parafeert, worden je e-handtekening en parafen gebruikt in volgende documenten wanneer je op de vereiste velden klikt.

Als u uw initialen of handtekening wilt bewerken, klikt u in het vereiste veld, brengt u uw wijzigingen aan en drukt u vervolgens op Insert (Invoegen).

Schakel Overal invoegen in als je de handtekening of initialen overal op het document wilt update .

Een handgeschreven handtekening toevoegen

Niet iedereen accepteert getypte handtekeningen, maar je kunt altijd een handgeschreven handtekening maken:

1. Klik op het veld Mijn handtekening of Initialen .

2. Ga naar het tabblad Tekenen en teken met je vinger op je muismat of met je muis.

3. Klik op Invoegen.

Als u de handtekening opnieuw wilt doen, klikt u op Wissen terwijl u bewerkt en ondertekent u opnieuw.

E-handtekening met op kennis gebaseerde authenticatie (KBA)

KBA of Kennisgebaseerde Authenticatie is het identiteitsverificatieproces dat de IRS vereist om Formulier 8879 elektronisch te ondertekenen.

Als uw accountant KBA heeft aangevraagd, vul dan alle handtekeningvelden in zoals hierboven beschreven en klik vervolgens op Voltooien met KBA in het document. Beantwoord de vragen om uw identiteit te verifiëren en klik op Voltooien. U krijgt twee pogingen voor KBA en moet ten minste drie van de vijf vragen correct beantwoorden.

KBA is alleen mogelijk met een burgerservicenummer (BSN) - niet met ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). ITIN's worden alleen voor belastingdoeleinden aan een individu verstrekt. ITIN's zijn niet bedoeld als identificatie voor het verkrijgen van krediet. Kredietsystemen zullen ze niet herkennen als iets anders dan een onjuist BSN, dus ze kunnen niet worden gebruikt voor KBA.

Je ziet een melding bovenaan de pagina wanneer het document met succes is ondertekend.

De kennisgebaseerde authenticatie (KBA) vragen worden gegenereerd uit openbare databases en de financiële geschiedenis van de ondertekenaar. Om van KBA een betrouwbare methode te maken om de identiteit te verifiëren en vertrouwelijke gegevens veilig te houden, zijn er verschillende beveiligingen ingebouwd in het KBA proces. Deze beveiligingen kunnen soms voorkomen dat sommige ondertekenaars een KBA invullen. In zeldzame gevallen is de informatie in de openbare databases onjuist en is de ondertekenaar niet in staat om passende antwoorden te geven. Verschillende KBA studies geven aan dat het gemiddelde succespercentage voor de KBA rond de 90% ligt.

Enkele redenen waarom ondertekenaars het KBA proces niet kunnen voltooien zijn (maar zijn niet beperkt tot):

  • Een pas getrouwde belastingbetaler wiens openbare gegevens hun meisjesnamen en vorige adressen gebruiken.
  • De informatie in openbare registers kan onjuist zijn en onze software kan deze informatie mogelijk niet matchen in de aangifte.
  • De informatie in de openbare databanken kan onjuist zijn en je klant kan deze vragen misschien niet beantwoorden.
  • Jonge klanten of klanten die onlangs naar de VS zijn verhuisd, zijn misschien geen goede kandidaten voor Form 8879 eSign omdat een succesvolle KBA mogelijk niet mogelijk is als ze beperkte openbare registers hebben.

Afhandeling BSN verificatiefout voor KBA 

Als u de foutmelding krijgt: " Helaas zijn er geen vragen beschikbaar om uw identiteit te verifiëren voor het opgegeven sofinummer", betekent dit dat onze KBA provider niet genoeg gegevens van kredietbureaus of openbare bestanden kon verzamelen om de vereiste set van vijf vragen te maken op basis van het opgegeven BSN. Dit gebeurt meestal wanneer uw financiële activiteiten niet substantieel genoeg in de openbaarheid zijn geweest om de verificatievragenlijst te genereren.

Op dit moment is er nog geen directe oplossing voor dit probleem. Als je op afstand een e-handtekening wilt zetten die aan de regels voldoet, moet je mogelijk de volgende stappen volgen:

  1. Druk de vereiste formulieren af.
  2. Onderteken de afgedrukte formulieren met de hand.
  3. Scan de ondertekende formulieren terug in het systeem.

Dit proces stelt je in staat om je handtekening te zetten terwijl je voldoet aan de noodzakelijke compliancenormen, ondanks de BSN verificatiefout.

E-handtekening met gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekeningen (QES/AdES)

Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) voldoet aan de hoogste normen voor elektronische handtekeningen en voldoet aan de eisen van Europese regelgevende instanties (eIDAS). QES heeft dezelfde juridische waarde en hetzelfde effect als een handgeschreven handtekening.

Geavanceerde elektronische handtekening (AdES) werkt vergelijkbaar met QES en volgt hetzelfde proces in uw klant portaal . In tegenstelling tot QES maakt AdES echter geen gebruik van een gekwalificeerd certificaat om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Als gevolg hiervan wordt AdES over het algemeen als minder juridisch bindend beschouwd dan QES.

Als uw bedrijf QES/AdES heeft ingeschakeld, krijgt u een melding dat het document een QES/AdES vereist en dat u uw identiteit moet verifiëren voordat u tekent.

Klik op de knop Document ondertekenen:

  1. Selecteer je land in het vervolgkeuzemenu.
  2. Kies een verificatieprovider en volg het verificatieproces.

Afhankelijk van de gekozen provider kan het zijn dat je je persoonlijke identiteitsnummer, website of app van de provider moet gebruiken.

Om meer te weten te komen over het verificatieproces van de geselecteerde provider, klik je op de link onderaan de pagina Selecteer je land en de authenticator-app .

Zodra het document is ondertekend, zie je onderaan de handtekeningstempel:

Document is in afwachting van e-handtekening, maar er zijn geen handtekeningvelden

Als een document in afwachting is van ondertekening, maar er geen velden voor e-handtekeningen zijn, hoef je het niet te ondertekenen of moet je toegang krijgen tot dezelfde account vanaf een ander gekoppeld e-mail adres (voor meer informatie, ga hier). 

Soms heeft een opsteller handtekeningen nodig van beide gebruikers (bijv. echtgenoten) of van slechts één gebruiker. Als er een handtekening is gevraagd van de andere gebruiker en deze heeft nog niet ondertekend, zie je geen velden voor e-handtekeningen aan jouw kant. Het document blijft in Afwachten op E-handtekening status totdat de andere gebruiker heeft ondertekend.

Als jij en je echtgeno(o)t(e) dezelfde computer gebruiken om toegang te krijgen tot TaxDome en je inloggegevens opslaan, is het belangrijk om de handtekeningen van documenten correct te beheren om verwarring te voorkomen. Gewoonlijk voegen bedrijven voor elke persoon een ruimte toe voor de handtekening en verzenden ze de documenten dienovereenkomstig. Maar soms, als een van u inlogt met de opgeslagen login van de ander, het document ondertekent en opslaat, ziet de andere persoon het veld voor de handtekening niet wanneer hij inlogt, en dat kan verwarrend zijn. Om dit op te lossen logt u in bij de juiste account en ondertekent u het ontbrekende handtekeningveld. Zo blijft alles overzichtelijk en duidelijk voor u beiden.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.