Documenten ondertekenen

Hier behandeld:

E-tekenen

Elektronische handtekeningen worden sinds het begin van de jaren 2000 wettelijk erkend in veel landen (waaronder de VS, Canada en de Europese landen). Een e-handtekening is net zo geldig als een gewone handtekening op papier. Dit betekent dat je niet langer tijd hoeft vrij te maken om langs te gaan bij je accountant of om documenten per post te versturen. In plaats daarvan kun je elk document rechtstreeks op je klant portaal ondertekenen.

Alle documenten die nog ondertekend moeten worden, worden weergegeven in de categorie Documenten van je Startpagina en Documentenpagina 's.

Daar zul je het zien:

  • Naam: Dit is de titel van het document. Je ziet het pictogram van het bestandstype boven de titel.

  • Vereiste actie. Uw handtekening is vereist.

Voorbereide documenten elektronisch ondertekenen

Een document bekijken en ondertekenen:

1. Open een document dat nog ondertekend moet worden en klik op de knop Start uiterst rechts.

2. Bekijk de inhoud en klik dan op de velden om te e-ondertekenen waar dat wordt gevraagd. EenVelden om in te vullen teller bovenaan helpt je op weg. Je hoeft je handtekening en paraaf maar één keer in te voeren; ze worden dan gebruikt voor volgende documenten.

3. Klik op Volgende om het volgende veld te markeren. Opmerking: U kunt een document pas ondertekenen als alle velden zijn ingevuld.

4. Klik op Voltooien als alle velden zijn ingevuld. Als uw accountant om KBA heeft gevraagd, klikt u op Voltooien met KBA. Beantwoord de vragen om je identiteit te verifiëren en klik op Voltooien. Je krijgt twee pogingen voor KBA en moet ten minste drie van de vijf vragen goed beantwoorden.

Je ziet een melding bovenaan de pagina wanneer het document met succes is ondertekend.

Wilt u niet ondertekenen? Klik op de drie puntjes rechtsboven en selecteerWeigeren te ondertekenen, bevestig daarna door te klikken op Opt-Out van elektronische handtekening. Neem contact op met het kantoor om andere opties te bespreken.

Je e-handtekening bewerken

Zodra je een document ondertekent en parafeert, worden je e-handtekening en parafen gebruikt in volgende documenten wanneer je op de vereiste velden klikt.

Als u uw initialen of handtekening wilt bewerken, klikt u in het vereiste veld, brengt u uw wijzigingen aan en drukt u vervolgens op Insert (Invoegen).

Schakel Overal invoegen in als je de handtekening of initialen overal in het document wilt bijwerken.

Een handgeschreven handtekening toevoegen

Niet iedereen accepteert getypte handtekeningen, maar je kunt altijd een handgeschreven handtekening maken:

1. Klik op het veld Mijn handtekening of Initialen .

2. Ga naar het tabblad Tekenen en teken met je vinger op je muismat of met je muis.

3. Klik op Invoegen.

Als u de handtekening opnieuw wilt doen, klikt u op Wissen terwijl u bewerkt en ondertekent u opnieuw.

E-handtekening met kennisgebaseerde authenticatie (KBA)

KBA of Knowledge Based Authentication is het identiteitsverificatieproces dat de IRS vereist om Form 8879 elektronisch te ondertekenen.

Als je bedrijf KBA heeft ingeschakeld, moet je de vragen beantwoorden om je identiteit te verifiëren en klik je op Voltooien. Je krijgt twee pogingen voor KBA en moet ten minste drie van de vijf vragen correct beantwoorden.

KBA is alleen mogelijk met een burgerservicenummer (BSN) - niet met ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). ITIN's worden alleen voor belastingdoeleinden aan een individu verstrekt. ITIN's zijn niet bedoeld als identificatie voor het verkrijgen van krediet. Kredietsystemen zullen ze niet herkennen als iets anders dan een onjuist BSN, dus ze kunnen niet worden gebruikt voor KBA.

De op kennis gebaseerde authenticatie (KBA) vragen worden gegenereerd uit openbare databases en de financiële geschiedenis van de ondertekenaar. Om van KBA een betrouwbare methode te maken om de identiteit te verifiëren en vertrouwelijke gegevens veilig te houden, zijn er verschillende beveiligingen ingebouwd in het KBA proces. Deze waarborgen kunnen soms voorkomen dat sommige ondertekenaars een KBA invullen. In zeldzame gevallen is de informatie in de openbare databases onjuist en is de ondertekenaar niet in staat om passende antwoorden te geven. Uit verschillende KBA-onderzoeken blijkt dat het gemiddelde slagingspercentage van de KBA rond de 90% ligt.

Enkele redenen waarom ondertekenaars het KBA-proces mogelijk niet kunnen voltooien zijn (maar zijn niet beperkt tot):

  • Een pas getrouwde belastingbetaler wiens openbare gegevens hun meisjesnamen en vorige adressen gebruiken.
  • De informatie in openbare registers kan onjuist zijn en onze software kan deze informatie mogelijk niet matchen in de aangifte.
  • De informatie in de openbare databanken kan onjuist zijn en je klant kan deze vragen misschien niet beantwoorden.
  • Jonge klanten of klanten die recent naar de VS zijn verhuisd, zijn misschien geen goede kandidaten voor Form 8879 eSign omdat een succesvolle KBA misschien niet mogelijk is als ze beperkte openbare documenten hebben.

Het document is in afwachting van E-handtekening, maar er zijn geen handtekeningvelden

Als een document in afwachting is van ondertekening, maar er geen velden voor e-handtekeningen zijn, hoef je het niet te ondertekenen of moet je toegang krijgen tot dezelfde account vanaf een ander gekoppeld e-mail adres (voor meer informatie, ga hier).

Soms heeft een opsteller handtekeningen nodig van beide gebruikers (bijv. echtgenoten) of van slechts één gebruiker. Als er om een handtekening van de andere gebruiker is gevraagd en hij/zij heeft nog niet ondertekend, dan zie je geen velden voor e-handtekeningen aan jouw kant. Het document blijft in de status In afwachting van e-handtekening totdat de andere gebruiker heeft ondertekend.

Als jij en je echtgeno(o)t(e) dezelfde computer gebruiken om toegang te krijgen tot TaxDome en je inloggegevens opslaan, is het belangrijk om de handtekeningen van documenten correct te beheren om verwarring te voorkomen. Gewoonlijk voegen bedrijven voor elke persoon een ruimte toe voor de handtekening en verzenden ze de documenten dienovereenkomstig. Maar soms, als een van u inlogt met de opgeslagen login van de ander, het document ondertekent en opslaat, ziet de andere persoon het veld voor de handtekening niet wanneer hij inlogt, en dat kan verwarrend zijn. Om dit op te lossen logt u in bij de juiste account en ondertekent u het ontbrekende handtekeningveld. Zo blijft alles overzichtelijk en duidelijk voor u beiden.

Omgaan met BSN verificatiefout voor KBA 

Als je de foutmelding tegenkomt: " Helaas zijn er geen vragen beschikbaar om uw identiteit te verifiëren voor het opgegeven sofinummer", betekent dit dat onze KBA-provider niet genoeg gegevens van kredietbureaus of openbare bestanden kon verzamelen om de vereiste set van vijf vragen te maken op basis van de verstrekte BSN. Dit gebeurt meestal wanneer uw financiële activiteiten niet substantieel genoeg in de openbaarheid zijn geweest om de verificatievragenlijst te genereren.

Op dit moment is er nog geen directe oplossing voor dit probleem. Als je op afstand een e-handtekening wilt zetten die aan de regels voldoet, moet je mogelijk de volgende stappen volgen:

  1. Druk de vereiste formulieren af.
  2. Onderteken de afgedrukte formulieren met de hand.
  3. Scan de ondertekende formulieren terug in het systeem.

Dit proces stelt je in staat om je handtekening te zetten terwijl je voldoet aan de noodzakelijke compliancenormen, ondanks de BSN verificatiefout.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.